Часто задаваемые вопросы

Правила работы с формой заявки. Сопроводительные документы. Заявители. Взаимодействие с координаторами. 

Как подать заявку на конкурс?

Подача документов осуществляется только онлайн через портал фонда www.museum.fondpotanin.ru. Для подачи документов руководителю проекта (!) необходимо зарегистрироваться на портале и создать личный кабинет, после чего ему будет доступна для заполнения электронная форма заявки.

Заявку регистрирует на свое имя и на свой адрес электронной почты только руководитель проекта, который будет выполнять функцию руководителя проекта и в случае получения гранта.

Как долго я могу работать над заполнением заявки?

Заявитель может работать с заявкой (заполнение, редактирование и прикрепление требуемых документов) с момента регистрации на портале и до момента официального окончания приёма документов на конкурс (до 23:59 31.01.2016).

Редактирование заявки становится невозможным также после нажатия кнопки «Закончить редактирование и подать заявку». После этого действия заявка считается официально поданной для участия в конкурсе.

Когда завершается приём заявок на конкурс?

Приём заявок на конкурс завершается в ночь с 31 января на 1 февраля 2016 года. В этот день в полночь (24:00) по московскому времени автоматически прекращается возможность работы со всеми заявками независимо от их статуса и степени заполнения.  Фонд настоятельно рекомендует не откладывать подачу заявки на последние дни во избежание технических проблем, связанных с большой нагрузкой на портал фонда. 

Могу ли я присоединить к заявке дополнительные материалы?

Есть перечень обязательных сопроводительных документов к заявке, без которых она не будет допущена к участию в конкурсе по формальным критериям:

  • сопроводительное письмо о поддержке проекта за подписью руководителя организации,

Пожалуйста, обратите внимание, что образцы писем отличаются для заявителей – юридических лиц и заявителей – подразделений более крупного юридического лица. Образцы писем доступны в электронном кабинете при заполнении формы заявки.

  • Устав организации,
  • Согласие на обработку данных,
  • а также портфолио дизайнера для участников номинации «Музейный дизайн».

Дополнительно к заявке могут прикрепляться письма поддержки проекта от партнёров, но обязательным это приложение не является.

Никакие другие дополнительные документы и визуальные материалы не могут быть присоединены к заявке. Соответствующие технические опции в форме заявки не предусмотрены.

Как должны быть оформлены письма поддержки от партнёров?

Письма от партнёров должны быть напечатаны на официальном бланке организации – партнера и заверены подписью руководителя этой организации. Образцы писем доступны в электронном кабинете при заполнении формы заявки.

Как работать с заявкой в режиме черновика?

Заявка включает в себя 5 вкладок: «О заявителе», «О проекте», «Бюджет проекта», «Данные организации - заявителя», «Справочная информация». Вы можете работать с этими разделами в любом порядке на ваше усмотрение, заполняя сначала те поля, в которых вы уверены, которые вам понятны. После внесения любой новой информации в заявку не забывайте, пожалуйста, нажимать кнопку «Сохранить». Кнопка находится внизу каждой вкладки заявки. Если этого не сделать, изменения сохранены не будут. 

Я зарегистрировался на портале фонда. Вверху экрана, помимо раздела «Действующие конкурсы и заявки», расположены вкладки «Мероприятия и участие в них», «Оповещения», «Личные данные», «Документы», «Проекты». Должен ли я работать и с этими вкладками тоже?

Нет. На первом этапе вам следует заполнить только электронную форму заявки, которая находится в первом разделе – «Действующие конкурсы и заявки». Вы также можете заглядывать в раздел «Оповещения», где будут появляться информационные сообщения о принятии или отклонении заявки, прохождении её на второй тур экспертного рассмотрения и т.п. 

К кому я могу обратиться за помощью в случае возникновения вопросов?

При возникновении вопросов в процессе знакомства с условиями конкурса, заявкой, а также в процессе её заполнения вы можете обращаться за помощью к региональным координаторам конкурса. Информация о координаторах, включая перечень регионов, входящих в зону их ответственности, представлены на портале фонда: http://museum.fondpotanin.ru/program/about/coordinatorsПожалуйста, не стесняйтесь обращаться к координаторам по указанным телефонам и адресам электронной почты.

Когда можно воспользоваться кнопкой «Получить комментарий регионального координатора» в конце электронной формы заявки?

Перед окончательной отправкой заявки после заполнения всех необходимых полей в электронной форме, советуем вам обратиться за комментарием к региональному координатору. Региональный координатор проверит, правильно ли заполнена заявка и обязательные приложения, не требуется ли изменения или дополнения. Свои рекомендации по доработке координатор напишет в своем комментарии.

Когда заявка считается поданной на конкурс?

Заявка считается поданной, когда в конце электронной формы на портале нажимается кнопка «Закончить редактирование и подать заявку». После этого на электронный адрес заявителя придёт уведомление о том, что заявка подана на конкурс.

Пожалуйста, обратите внимание, что после подачи заявки в нее нельзя внести какие-либо изменения. Пожалуйста, не забывайте о возможности обратиться к региональному координатору за комментарием до момента окончательной подачи заявки.

К кому обращаться при возникновении технических проблем во время работы с электронной формой заявки?

Если при работе с заявкой в вашем личном кабинете на портале фонда возникли сбои технического характера, сообщайте, пожалуйста, о них ведущему координатору конкурса Анне Щербаковой по адресу manager.amcult@gmail.com или региональному координатору. К письму постарайтесь по возможности присоединить скриншот с экрана, чтобы технической службе было легче разобраться в причине возникновения ошибки.

Что делать, если заявитель забыл пароль?

Вы можете восстановить пароль, воспользовавшись гиперссылкой «Забыли свой пароль?» на портале Фонда на странице входа в личный кабинет.

Рекомендуем записать пароль сразу же после регистрации на портале фонда, поскольку он понадобится не только на этапе заполнения заявки, но и в случае победы в конкурсе.

Могут ли подать заявку коммерческие музеи и организации?

Нет. К участию в Конкурсе не допускаются индивидуальные предприниматели (ИП) и коммерческие организации любых форм: хозяйственные товарищества и общества, хозяйственные партнерства, производственные кооперативы, государственные и муниципальные унитарные предприятия, а также их обособленные подразделения (филиалы и представительства).

Может ли руководитель проекта быть внешним человеком по отношению к организации-заявителю (не работать в ней)?

Да, руководителем проекта может являться не штатный сотрудник организации – заявителя. Однако в этом случае руководитель проекта должен быть уверен в том, что организация, её руководитель и коллектив поддерживают проект и готовы участвовать в его реализации в случае победы в конкурсе. Рекомендуем дополнительно согласовать с директором и главным бухгалтером организации-заявителя вопросы последующего использования целевого финансирования (средств гранта).

Сколько заявок может быть подано от одной организации?

Количество поданных заявок по номинациям Конкурса от одной организации не ограничено. Число поддерживаемых проектов от одной организации не квотируется.

Может ли один человек подать несколько заявок в качестве руководителя проекта в разные номинации?

Да, может. В этом случае вам необходимо несколько раз зарегистрироваться на портале фонда под своим именем, но указав разные электронные адреса. Таким образом, у вас будет создано несколько личных кабинетов – по числу заявок, в каждом из которых будет формироваться заявка со своим регистрационным номером, относящаяся к той или иной номинации. Зарегистрироваться под одним и тем же электронным адресом в нескольких личных кабинетах портал не позволяет.

Обязательно ли наличие софинансирования проекта?

Не обязательно, однако, при его отсутствии шансы на победу в конкурсе снижаются. Отсутствие софинансирования оценивается экспертами как дополнительный риск: свидетельство недостаточной устойчивости результатов проекта.

Пожалуйста, обратите внимание, что в качестве софинансирования могут быть указаны не только финансовые средства. Может быть указано стоимостное (денежное) выражение партнёрского вклада в иной форме: помещения, оборудование, программное обеспечение, материальные ценности, передаваемые на безвозмездной основе, услуги, предоставляемые бесплатно, работа волонтеров и т.п.

Разделы заявки 

ОБЩИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ

При подготовке к написанию заявки, пожалуйста, внимательно изучите всю информацию о конкурсе на сайте фонда:

  • документы, которыми регламентируются проведение конкурса и работа оператора, региональных координаторов, экспертов,
  • ответы на часто задаваемые вопросы,
  • опыт победителей конкурсов прошлых лет, описанный в «дневниках проектов» на сайте фонда.

Пожалуйста, обратите внимание на язык заявки. Не стремитесь произвести дополнительное впечатление на экспертов. Излишне научный или витиеватый стиль изложения не является достоинством заявки и оценивается негативно. Пишите чёткими, краткими, понятно построенными фразами. Количество знаков в каждой позиции заявки ограничено, поэтому старайтесь не использовать вводные слова. Не дублируйте информацию: каждый раздел заявки должен дополнять предыдущие, постепенно раскрывая общий замысел проекта.

После заполнения всех разделов заявки прочитайте ее повторно. Убедитесь, что все вкладки и разделы логически связаны между собой, что в проекте нет незавершенных действий, нерешенных задач, неиспользованных ресурсов.

Перед подачей заявки полезно показать ее незаинтересованным людям, не знакомым с концепцией проекта. Все ли однозначно понимают предложенный замысел и механизм его реализации? Все ли считают достижимыми результаты, которые вы запланировали?

Помните, что эксперты, несмотря на свой профессиональный опыт, не знакомы с подробностями и деталями вашей конкретной проектной идеи.

ВКЛАДКА 1 «О ЗАЯВИТЕЛЕ»

Напоминаем, что регистрируется на портале и заполняет заявку руководитель проекта. В случае победы в грантовом конкурсе руководитель проекта отвечает за процесс его реализации проекта, за качество результатов и за целевое использование средств гранта. Не следует указывать директора организации в качестве руководителя проекта из соображений субординации, т.к. в большинстве случаев должностные обязанности директора не оставляют достаточно времени на дополнительную проектную деятельность. При этом директор организации – заявителя может быть членом проектной команды, координатором какого-либо направления в проекте.

Руководителем проекта может являться не штатный сотрудник организации - заявителя. В этом случае руководитель проекта должен быть уверен в том, что организация, её руководитель и коллектив поддерживают проект и готовы участвовать в его реализации в случае победы в конкурсе. Рекомендуем дополнительно согласовать с директором и главным бухгалтером организации-заявителя вопросы последующего использования целевого финансирования (средств гранта), а также согласовать план работы по проекту с годовым планом работы организации.

Пожалуйста, заблаговременно заполняйте поля с названием организации-заявителя и адресом. Если не установлена региональная принадлежность организации-заявителя, заявка не может быть автоматически определена порталом в личный кабинет регионального координатора. Соответственно, заявитель лишается возможности обратиться к региональному координатору за комментарием через портал.

Все сопроводительные письма должны быть напечатаны на бланке организации, заверены подписью руководителя, отсканированы и сохранены в формате .pdf или .jpg. Образцы сопроводительных писем приведены в электронной форме заявки.

ВКЛАДКА 2 «О ПРОЕКТЕ»

Продумывайте проект как яркую, но реалистичную идею, которую возможно воплотить в жизнь. Соотносите намерения с возможностями своей организации и проектной команды. Нередко проекты, даже получившие грантовую поддержку, не реализуются в полной мере из-за того, что проектная команда не рассчитала силы и не корректно оценила потенциал организации.

Пожалуйста, обратите внимание, что текущая ежедневная деятельность музея не является проектом. Часть годового плана работ не может быть предметом заявки.

Проект — это:

  • деятельность, строго ограниченная по времени, т.е. имеющая понятное начало и завершение;
  • взаимосвязанная система целей, задач и методов достижения результатов;
  • продуманная последовательность мероприятий, действий и акций, ведущая к решению выбранной проблемы, в том числе, к достижению желательных изменений в организации, в социуме, ведущих к изменению социально-культурной среды;
  • деятельность, востребованная не только самой организацией, но и ее целевой аудиторией.

ВКЛАДКА 3 «БЮДЖЕТ ПРОЕКТА»

Бюджет – это финансовый план реализации проекта, представленный в стоимостном выражении. Одна из распространенных ошибок при подготовке заявки – несоответствие идеи проекта и его бюджета. Отсутствие реалистичного бюджета снижает шансы заявки на победу в конкурсе.

Пожалуйста, рассчитывайте бюджет проекта, исходя из его потребностей, а не из максимального размера гранта. Не планируйте приобретение нового оборудования или программного обеспечения, которое не связано напрямую с деятельностью по проекту. Старайтесь определить адекватный уровень оплаты труда проектной команды и привлекаемых специалистов.

Все расходы, указанные в бюджете, должны соответствовать ключевым разделам заявки.

Пожалуйста, примите во внимание, что средства гранта не могут быть использованы на:

  • создание индивидуальных художественных произведений
  • тиражирование книг, CD-ROMов, аудио- и видео- контента
  • комплектование архивных, музейных, и библиотечных фондов
  • проекты по автоматизации музейных и библиотечных фондов
  • строительство, ремонт и реставрация зданий
  • приобретение автотранспорта и средств мобильной связи
  • расходы, связанные с публикацией материалов в СМИ
  • непредвиденные расходы, представительские расходы, прочие расходы.